Künstliche Intelligenz ist allgegenwärtig. ChatGPT und andere KI-Tools sind längst im Alltag angekommen. Viele Menschen nutzen sie, um Texte zu schreiben, Mails zu formulieren oder Präsentationen vorzubereiten. Das passiert natürlich auch in Unternehmen – oft still und leise. Die Versuchung ist groß. Was eine hilfreiche Unterstützung ist, kann schnell zum Risiko werden. Wie geht die Unternehmensführung am besten hiermit um?

 

 

Was ist Schatten-KI?

Schatten-KI bedeutet: Mitarbeitende nutzen KI-Tools für ihre Arbeit, ohne dass es dafür klare Regeln gibt. Eine Projektleiterin lässt sich ein Angebot von ChatGPT vorstrukturieren, jemand bittet die KI, eine kritische Kundenmail „rund“ zu formulieren, ein Meetingprotokoll wird erst durch ein KI-Tool geschickt, bevor es im Team landet. Offiziell heißt es oft: „Wir sind beim Thema KI am Anfang.“ In der Realität aber schreibt KI längst an Mails, Angeboten und Präsentationen mit – nur spricht kaum jemand darüber. So entsteht eine Art zweites, unsichtbares Betriebssystem: KI arbeitet mit, aber niemand weiß genau, wann, wie und mit welchen Daten.

Warum das praktisch ist – und wann es riskant wird

Auf den ersten Blick ist das praktisch: Die Arbeit geht schneller, Texte klingen besser, Protokolle sind im Handumdrehen fertig. Problematisch wird es dort, wo das Ganze einfach laufen gelassen wird. Dann werden reale Kundendaten oder interne Dokumente in externe Tools kopiert, ohne dass klar ist, was mit diesen Informationen passiert. Vorschläge der KI werden übernommen, ohne dass die Verantwortung geklärt ist, wenn etwas nicht stimmt. Und KI-Formulierungen gehen direkt bei Kunden raus – die Wirkung nach außen trägt immer das Unternehmen, nicht das Tool. Schatten-KI ist damit immer beides: hilfreiche Unterstützung und klares Risiko.

Der Kern ist keine Technikfrage – sondern eine Kulturfrage

Der spannende Punkt ist: Am Ende ist das weniger eine Technikfrage als eine Kulturfrage. In vielen Organisationen sehen wir ein ähnliches Bild: Einige sind neugierig und probieren aus, andere haben eher Angst, sich mit KI „überflüssig“ zu machen, wieder andere nutzen KI heimlich, weil sie unsicher sind, ob es überhaupt erlaubt ist. Wenn darüber nicht offen gesprochen wird, kann die Organisation nicht lernen. Genau das wäre aber jetzt nötig: ein gemeinsames Bild davon, was KI leisten soll – und wo Grenzen sind.

Damit KI wirklich Nutzen stiftet, braucht es einen einfachen Rahmen, in dem man sagen darf: „Das ist ein KI-Entwurf – schaut bitte mit drauf.“ Es braucht ein paar Grundsätze, die Orientierung geben (zum Beispiel: Welche Daten gehören nie in öffentliche Tools? Was muss vor dem Versand nach außen zwingend von Menschen geprüft werden?), und es braucht Orte, an denen man KI bewusst und sichtbar ausprobieren darf. Nicht als Kontrollinstrument, sondern als Lernraum – mit psychologischer Sicherheit statt „Ertappen“.

Ein bewährter Weg: drei Schritte aus der verdeckten Nutzung

In unseren Projekten, gerade mit mittelständischen Unternehmen, hat sich dafür ein einfacher Dreischritt bewährt.

1. Erstens: ein ehrlicher Blick auf die Realität. In vertraulichen Gesprächen mit Führungskräften und Schlüsselpersonen wird gesammelt, wo heute schon KI im Einsatz ist – und wie sich das anfühlt. Es geht nicht darum, jemanden zu ertappen, sondern darum, überhaupt ein realistisches Bild zu bekommen. Wenn die Nutzung sagbar ist, ist der wichtigste Schritt schon getan.
2. Zweitens: einfache Leitplanken setzen – und gute Tools freigeben. Wofür ist KI ausdrücklich erwünscht? Welche Daten bleiben tabu? Wo gilt ein menschlicher Check, bevor etwas nach außen geht? Parallel dazu werden ein oder zwei KI-Tools freigegeben, die sowohl sicher als auch gut nutzbar sind, damit niemand auf „Schatten-Tools“ angewiesen ist.
3. Drittens: einen Lernraum eröffnen. In einem ausgewählten Bereich, zum Beispiel im Vertrieb, wird eine begrenzte Pilotphase vereinbart – mit echten Fällen, klaren Spielregeln und einer anschließenden Auswertung: Was hilft uns wirklich? Wo ist das Risiko zu hoch? Was wollen wir in unsere Standards übernehmen – und was bewusst nicht?

Fazit: KI in der Organisation sinnvoll einführen

So wird aus Schatten-KI Schritt für Schritt eine sichtbare, gestaltete KI-Nutzung: KI arbeitet nicht mehr heimlich, Mitarbeitende wissen, was gewollt ist, und Verantwortung ist klarer verteilt. Dieser Artikel skizziert die Grundidee. Wer tiefer einsteigen möchte – mit mehr Beispielen, Grafiken und einem ausführlichen Praxisfall – findet auf der Website unserer Organisationsberatung den Fachartikel zur Schatten-KI und dem Weg aus der verdeckten KI-Nutzung.